Le procès-verbal de réunion

Le procès-verbal

Le procès-verbal est un acte écrit approuvé et signé, retranscrivant officiellement les propos tenus au cours d’une séance, d’une assemblée, d’une réunion. Son rôle est de témoigner fidèlement des débats et décisions, et de servir de référence, voire d’archive. Le procès-verbal se différentie essentiellement du compte rendu par son caractère officiel ayant valeur d’ « enregistrement ».

Qu’est-ce qu’un procès-verbal ?

Dans la plupart des cas, la rédaction d’un procès-verbal est une obligation officielle ou réglementaire. Elle est à ce titre soumise à une mise en forme spécifique des propos. Le procès-verbal présente la liste des personnes présentes et absentes, ainsi que leur statut (membre élu, invité). Le lieu, la date et l’heure de la réunion sont rappelés dans le procès-verbal.

Les points inscrits à l’ordre du jour sont repris dans l’ordre et les propos tenus (débats, points de divergence et de convergence, décisions et engagements pris nommément par les locuteurs) sont retranscrits. Les points ayant fait l’objet d’une consultation sont détaillés, et les votes décomptés. Dans la rédaction du procès-verbal, l’ordre chronologique du déroulement de la réunion est généralement respecté et les débats fidèlement retranscrits. Le procès-verbal s’achève sur la date de la réunion suivante et sur l’heure de levée de la réunion.

Comment rédiger un procès-verbal ?

La rédaction du procès-verbal est généralement confiée officiellement à un membre précis de l’Instance (le ou la secrétaire de l’assemblée). Le procès-verbal doit être approuvé par les participants ou les membres de l’Instance, généralement lors de la réunion suivante.

La rédaction d’un procès-verbal s’effectue en deux temps : la prise de notes et la rédaction proprement dite (qui consiste à traduire le langage oral en langage écrit, en respectant les formes d’un tel document officiel).

La prise de notes demeure un exercice difficile, surtout lorsque le rédacteur du procès-verbal participe lui-même au débat. Il doit à la fois suivre les propos, intervenir et noter la position des locuteurs avec exactitude, ainsi que les décisions qui ne sont que rarement prises à l’unanimité. Le rédacteur peut s’aider d’un enregistrement de la séance pour établir le procès-verbal.

Le style du procès-verbal est soutenu, et le contenu précis, impartial et impersonnel. Les échanges doivent être rapportés le plus fidèlement possible, sans trahir l’esprit de la discussion mais dans un langage écrit très différent du langage oral.

Les votes doivent évidemment être rapportés en listant les participants au vote dans le procès-verbal, en dénombrant le nombre de voies favorables ou défavorables à une proposition, ou en précisant si la proposition a été adoptée à l’unanimité, à la majorité ou si elle a été rejetée.

La rédaction d’un procès-verbal exige des qualités de clarté, de concision et d’analyse. Des formules conventionnelles et des mises en page spécifiques sont souvent requises. Il est donc vivement recommandé de faire appel à un rédacteur spécialisé dans l’établissement de procès-verbaux pour en garantir la qualité. N’hésitez pas à contacter un spécialiste en la matière.