Mode d’emploi du procès-verbal des élections au CE

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Les entreprises de plus de 10 salariés sont dans l’obligation d’organiser des élections pour élire des représentants du personnel et, à plus de 50 salariés, d’élire un comité d’entreprise. Une fois effectuées, un certain nombre de directives et de documents officiels à remplir sont prévus qui sont examinés ci-après.

Quelles sont les obligations en matière de PV d’élections du CE

vote Il existe plusieurs documents Cerfa, selon le type d’élections qui a été organisé : 10113*03 pour les délégués du personnel, 10114*03 pour le comité d’entreprise et 10115*03 pour une délégation unique du personnel comprenant délégués du personnel et élus du comité d’entreprise. Le formulaire qui correspond à votre type d’élection fait office de procès verbal et doit être rempli minutieusement en étant établi par collège et par catégorie, c’est-à-dire titulaire et suppléant. Il sera signé par chaque membre du bureau de vote, avec les coordonnées d’une personne à contacter en cas de question.

Pour chacun des mandats électifs, ces procès-verbaux doivent être établis au nombre de trois exemplaires dont deux sont expédiés, dans un délai de 15 jours maximum qui suivent l’élection, à l’Inspection du Travail dont dépend votre établissement. Le 3ème exemplaire est adressé au Centre de Traitement des Elections Professionnelles selon les coordonnées mentionnées en première page. Ils ne sont établis qu’à l’issue totale de l’élection pour l’ensemble des collèges et des deux tours, le recto comprenant le premier tour et le verso, le second.

Les données qui doivent figurer sur le PV d’élection

Ce formulaire est composé d’une feuille de paramètre – qui devra impérativement stipuler un certain nombre de données concernant l’entreprise, ainsi que les résultats de l’élection – et de fiches individuelles qui reprendront les informations concernant chaque liste en présence.

Dans un premier temps il faudra remplir la partie “Identification de l’entreprise”. Celle-ci rappellera la raison sociale de la société et ses coordonnées complètes, la convention collective applicable, le numéro RIDET, le code APE, le type de scrutin, le tour et la date.

Ensuite, vous devrez mentionner le nombre de sièges à pourvoir dans la société (selon l’effectif global de celle-ci), la désignation du collège et la détermination du nombre de sièges par collège électoral (sachant que ce dernier se détermine en fonction du nombre d’électeurs inscrits sauf négociation entre les partenaires sociaux). Seront également précisés le nombre de listes par collège, la quantité de votants par collège et le nombre de bulletins blancs et nuls.

Enfin, dernière étape, vous devrez compléter les listes de candidats à l’élection. Dans cette partie, il vous faudra saisir les résultats obtenus par chacune des listes présentées.

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Le procès-verbal de CE

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L’établissement d’un procès-verbal de CE est obligatoire selon l’article R.434-1 du Code du travail : « les délibérations des Comités d’Entreprise sont consignées dans les procès-verbaux établis par le secrétaire et communiqués au chef d’entreprise et aux membres du comité ». Faites-vous rappeler par un professionnel du procès-verbal de CE.

Le rôle du Secrétaire dans l’élaboration du procès-verbal de CE

Le Secrétaire établit le procès-verbal à partir des notes prises lors de la réunion. Ni le Président, ni les membres du Comité d’Entreprise ne sont autorisés à rédiger le procès-verbal de CE. Le secrétaire adjoint ou le secrétaire de séance élu par les membres du CE peuvent se charger de l’exercice, le cas échéant. La rédaction d’un procès-verbal de CE étant difficile et chronophage, le Secrétaire est en revanche autorisé à se faire assister par un rédacteur extérieur à l’Entreprise, sous réserve de l’accord de la majorité des élus. Cette solution est largement prise dans la mesure où la loi ne prévoit pas de crédit d’heures supplémentaires pour la rédaction du procès-verbal de CE. En outre, le Secrétaire empêcherait le Comité d’Entreprise de fonctionner et commettrait un délit d’entrave en retardant la communication du procès-verbal.

Le Secrétaire engage sa responsabilité pénale s’il retranscrit impartialement ou de manière erronée les propos tenus au sein de l’instance. Il n’est cependant pas obligatoire de rapporter l’intégralité des débats. En outre, le procès-verbal ne saurait contenir des allégations diffamatoires ou injurieuses.

Le Secrétaire est l’unique mandataire pour la signature du procès-verbal de CE, mais le règlement intérieur de l’instance peut prévoir également la signature conjointe du Président. Il n’est pas obligatoire de fournir un exemplaire du procès-verbal de CE au Président avant de l’avoir transmis aux élus.

L’approbation du procès-verbal de CE

L’approbation du procès-verbal de CE s’effectue au début de chaque réunion. Les membres du Comité d’Entreprise sont autorisés à demander des modifications, adjonctions ou suppressions concernant leurs propos, avant l’approbation. Le Secrétaire doit obligatoirement tenir compte des observations faites avant l’adoption du procès-verbal par les membres du Comité d’Entreprise (dont le Président), mais toutes les modifications avant l’adoption requièrent leur vote majoritaire.

Le Secrétaire peut choisir de modifier directement le projet de procès-verbal de CE ou de porter les demandes de correction dans le compte rendu de la séance en cours. Le Président ne peut décider unilatéralement de modifier le projet de compte rendu et doit soumettre ses propositions en la matière au vote des élus, même s’il considère que les propos qui lui sont prêtés ne reflètent pas son opinion. Il peut en outre recourir au Tribunal de grande instance en cas de litige.

Le Secrétaire est responsable de la rédaction du procès-verbal de CE. La loi ne précise pas le délai de transmission du procès-verbal mais l’usage consiste à approuver le procès-verbal de CE d’une réunion sur l’autre. N’hésitez pas à prendre conseil auprès d’une société spécialiste du procès-verbal afin de tenir vos délais de rédaction de procès-verbaux de qualité.

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Le procès-verbal de CHSCT

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Le procès-verbal de CHSCT est un document officiel faisant foi des propos tenus en réunion en cas de litige. Les membres du CHSCT ne devraient en aucun cas laisser à leur direction le soin de sa rédaction. La Loi de 1982 prévoit la désignation d’un Secrétaire du CHSCT parmi les membres du CHSCT. Le secrétaire est responsable de l’établissement du procès-verbal même si la loi ne prévoit pas de moyens particulier pour lui permettre de réaliser cette tâche. Les Directions d’établissement doivent donc donner les moyens nécessaires à sa réalisation. Faites vous rappeler par un prestataire spécialiste du procès-verbal de CHSCT : il saura vous aider à établir un document adapté à vos besoins.

Règles de rédaction du procès-verbal de CHSCT

Les moyens donnés au CHSCT par le chef d’établissement sont définis de façon de façon elliptique au premier alinéa de l’article L. 236-3 du code du travail : « Le comité d’hygiène, de sécurité et des conditions de travail reçoit du chef d’établissement les informations qui lui sont nécessaires pour l’exercice de ses missions, ainsi que les moyens nécessaires à la préparation et à l’organisation des réunions et aux déplacements imposés par les enquêtes ou inspections ». Le secrétaire seul établit le procès-verbal de réunion et le signer (ainsi que le président de CHSCT si le règlement du CHSCT le stipule). La loi ne prévoit pas l’adoption du procès-verbal du CHSCT : cette procédure pourra être prévue par le règlement intérieur du CHSCT.
Le procès-verbal de CHSCT prend actes des informations transmises au CHSCT, des avis émis par les membres du CHSCT lors des consultations, des décisions prises (missions d’enquête et d’analyses de conditions de travail), des situations de risques professionnels relevées par le CHSCT, les propositions d’amélioration des conditions de travail et les positions du CHSCT en la matière, les résultats des inspections diligentées par le CHSCT.

Règles d’utilisation du procès-verbal de CHSCT

Le procès-verbal est souvent transmis à l’Inspecteur du travail, dans un dossier d’accident du travail, par exemple. En outre, toute anomalie, tout risque ou danger signalé à l’employeur et consigné au procès-verbal engage la responsabilité de l’employeur s’il ne prend pas les mesures requises pour faire cesser ce danger et qu’un accident se produit.
Il est donc pertinent d’insérer au procès-verbal de CHSCT les comptes-rendus de missions d’enquête. Le document unique (défini à l’Article R. 230-1) doit intégrer les situations de risque professionnel signalées dans le procès-verbal de réunion du CHSCT.

Faute de crédit d’heure alloué pour cette tâche, il est conseillé de confier la rédaction de ce document important à un rédacteur spécialisé. Celui-ci remet le document au secrétaire pour que ce dernier l’amende et le diffuse. Faites vous rappeler par un spécialiste du procès-verbal de CHSCT.

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Le procès-verbal de conseil municipal

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Le procès-verbal de conseil municipal est rédigé par un secrétaire de séance. Selon la jurisprudence, le procès-verbal de conseil municipal constitue le document qui fait foi en matière de déroulement des séances et seuls les conseils municipaux sont maîtres de la rédaction de leurs procès-verbaux. L’article L.2121-26 du CGCT relatives à la communication du procès-verbal de conseil municipal prévoit que toute personne physique ou morale peut demander communication du document. N’hésitez pas à faire appel à un spécialiste de la rédaction du procès-verbal de conseil municipal.

La structure du procès-verbal de conseil municipal

Aucune règle écrite déterminant le contenu obligatoire de ce document n’est édictée par la loi, nonobstant les quelques exigences jurisprudentielles suivantes :

  • mentionner l’ensemble des questions abordées par le conseil au cours de sa réunion ;
  • faire état de la tenue des débats préalables à l’adoption des délibérations.

Le procès-verbal mentionne généralement la date et l’heure de la séance, les noms du Président de séance, du secrétaire et des conseillers présents et absents ayant établi ou non des procurations, les affaires débattues, les propos afférents, les votes exprimés et les décisions prises. Que le scrutin soit public ou à bulletin secret, le procès-verbal de conseil municipal ne mentionne pas obligatoirement le nom des votants et le résultat de leur vote. Ces informations figurent en revanche sur le registre des délibérations (CGCT, article L 2121-21, al 1).

Les règles en matière d’établissement de procès-verbal de conseil municipal

Un arrêt de la Cour administrative d’appel de Marseille en date du 21 janvier 2003 a étendu l’apport de la loi du 24 février 2002 relative à la démocratie de proximité et retient l’obligation de retranscrire l’intégralité des interventions de tous les conseillers municipaux dans le procès-verbal de conseil municipal.
Les dispositions d’un règlement intérieur autorisant le maire à faire disparaître du procès-verbal rédigé, les propos injurieux ou diffamatoires et les déclarations de nature à entraîner la responsabilité de la commune ont en outre été déclarées illégales (Conseil d’Etat du 10 février 1995, Commune de Coudekerque-Branche). Cet arrêt stipule par ailleurs que le procès-verbal de conseil municipal doit être signé et approuvé par l’ensemble des conseillers présents à la séance ou de faire mention « de la cause qui les a empêchés de signer » (article L. 2121-23 du CGCT).

Les mentions figurant sur le procès-verbal font foi. La charge de la preuve du caractère erroné du procès-verbal est portée par le requérant. Nous vous conseillons donc de procéder à une rédaction professionnelle du procès-verbal de conseil municipal. Faites-vous rappeler par un prestataire spécialiste en rédaction de procès-verbal de conseil municipal.

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Le procès-verbal de comité d’entreprise

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L’article R. 434-1 du Code du travail rend obligatoire l’établissement d’un procès-verbal de comité d’entreprise. Le Secrétaire est responsable de la rédaction de ce document qui ne peut jamais être établi par le Président. En l’absence du Secrétaire, seul le secrétaire adjoint ou un secrétaire de séance peuvent rédiger le procès-verbal du Comité d’Entreprise. La loi prévoit cependant que le secrétaire soit assisté ou remplacé par un rédacteur prestataire sous réserve de l’accord de la majorité des Elus. Faites-vous rappeler par un professionnel du procès-verbal de Comité d’Entreprise.

Qu’est-ce qu’un procès-verbal de Comité d’Entreprise ?

Le procès-verbal du Comité d’Entreprise est un document majeur dans la vie de l’instance. Les membres du CE le conservent et sa diffusion auprès des salariés est obligatoire, généralement pas affichage, en fonction des clauses fixées par le règlement intérieur. Les informations contenues par le procès-verbal du Comité d’Entreprise sont les débats relatifs aux consultations légales obligatoires et les informations légales communiquées aux membres du comité. Le document est soumis à l’obligation de discrétion imposée aux élus et ne saurait en outre contenir des inexactitudes ou des allégations jugées diffamatoires. Le procès-verbal de comité d’entreprise ne saurait par ailleurs contenir des renseignements privés ou nominatifs sur les salariés.
La transmission du procès-verbal du Comité d’Entreprise aux autorités administratives par le chef d’entreprise est obligatoire dans certains cas, comme par exemple lors d’un licenciement pour motif économique, l’élection des membres du Comité, l’avis émis par les élus en matière de formation professionnelle.

Structure du procès-verbal de comité d’entreprise

Le procès-verbal de Comité d’Entreprise présente la trame suivante :

  • le titre du document et l’instance qui siège ;
  • la date et l’heure de la réunion ;
  • les noms de l’entreprise, des membres du comité (présents et absents) et des invités ;
  • l’ordre du jour ;
  • le contenu des débats ;
  • les votes et les avis des membres du Comité d’Entreprise lors des consultations
  • la signature du secrétaire (et celle du président, non obligatoire).

Le Secrétaire choisit le format adéquat du procès-verbal de Comité d’Entreprise : la retranscription mot à mot (telle un enregistrement de la parole tenue), la reformulation exhaustive de tous les propos tenus (passage de la langue orale à la langue écrite) ; la synthèse (résumé et sélection de l’information). Le Secrétaire choisit également le style direct ou indirect pour rédiger le procès-verbal du Comité d’Entreprise, instaurant ou non une distance formelle entre la parole vivante et la parole écrite.

Le choix du format et du style de procès-verbal de Comité d’Entreprise participe de la stratégie de communication des élus. Le secrétaire peut opter entre une logique de communication et une logique d’enregistrement : dans le premier cas, le procès-verbal est un rapport d’information concernant la vie économique, professionnelle et culturelle de l’entreprise. Dans l’autre cas le procès-verbal du Comité d’Entreprise a un caractère juridique. Contactez un prestataire expert en procès-verbal de Comité d’Entreprise pour effectuer un choix pertinent en la matière.

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Définition : procès-verbal

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La définition de procès-verbal dans les dictionnaires historiques de la langue française est intéressante. La définition signale que par le passé les agents publics pouvaient être illettrés et effectuaient donc oralement un compte rendu des diligences dont ils étaient chargés à leurs supérieurs hiérarchiques. Le mot garde la mémoire de son usage premier par la persistance du mot « verbal » bien que ce document soit présentement toujours écrit, comme l’attestent les définitions de procès-verbal relevées dans les différents dictionnaires de la langue française. Au sens strict du terme, le procès-verbal se définit comme un « acte de procédure ». N’hésitez pas à solliciter un devis afin établir un document qui réponde à la définition de procès-verbal.

Les invariants de la définition de procès verbal

La définition du procès-verbal fait inéluctablement état du processus de mise à l’écrit d’un évènement (discussion, action, décision) afin d’en rendre compte objectivement pour en conserver la trace. Selon la définition de procès-verbal, ce document est un rapport rédigé et signé par plusieurs personnes. Le procès-verbal est un document officiel destiné à l’archivage, qui rend compte de façon objective et impersonnelle d’un fait ou d’un événement. Le procès-verbal fait foi dans le cadre du traitement d’éventuels litiges ultérieurs.
En conséquence, la définition du procès-verbal mentionne systématiquement le statut du rédacteur (une personne spécialement désignée à cet effet, une personne en ayant reçu légalement l’autorité) et des parties prenantes (validation ou signature des participants). Ainsi, la définition du procès-verbal de réunion signale que le document établi par un secrétaire de séance atteste des propos de locuteurs qui doivent le valider en tant que participants.

Les définitions de procès-verbal varient en fonction du contexte d’utilisation du mot

La définition stricte de procès-verbal est donc « l’acte de procédure » à caractère authentique. Il existe toute sorte de procès-verbaux, dont la définition varie en fonction du contexte (du « P-V » de contravention, que les automobilistes connaissent, au compte rendu de débat d’assemblées diverses).
Dans le cadre d’une vente judiciaire, les huissiers de justice établissent successivement le procès-verbal descriptif du bien mis en vente, le procès-verbal de constat d’affichage, et le procès-verbal de la vente. Le document établi par un officier public relate les constatations ou les dépositions (procès-verbal d’enquête, de saisie). En matière civile, les juges établissent des procès-verbaux de l’audition de témoins entendus au cours d’une procédure d’enquête et les greffiers reçoivent par procès-verbaux des déclarations telles que les renonciations à succession. En droit du travail, le procès-verbal est un document rédigé par l’inspecteur ou le contrôleur du travail à l’encontre d’un employeur et constatant une ou des infractions.

De manière générale, un procès-verbal, communément appelé « PV », est un acte juridique écrit qui retranscrit des constatations, des déclarations ou une situation. Il n’a généralement valeur que de simple renseignement sauf lorsqu’il est utilisé dans le cadre d’un litige, où il acquiert alors une valeur de preuve. Nous vous invitons à vous adresser à un professionnel qui maitrise la définition de procès-verbal. Faites-vous immédiatement rappeler par un prestataire dans ce domaine.

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La contestation du procès-verbal

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Le procès-verbal est un document légal. Généralement, l’approbation d’un procès-verbal s’effectue au début de chaque réunion de l’instance concernée. Pour éviter toute contestation, le procès-verbal ne saurait contenir des allégations diffamatoires ou injurieuses. Afin de gérer l’éventuelle contestation de votre procès-verbal, n’hésitez pas à solliciter un spécialiste de sa rédaction.

La contestation du procès-verbal dans le cadre d’un litige

Les membres de l’instance sont autorisés à demander des modifications, adjonctions ou suppressions concernant leurs propos, avant toute approbation. Les demandes de modification d’un membre portant sur les propos d’un autre membre sont soumises à l’accord de l’auteur responsable desdits propos. Le responsable du procès-verbal doit obligatoirement tenir compte des observations faites avant l’adoption du procès-verbal par les membres de l’instance (dont le Président), mais toutes les modifications avant l’adoption requièrent leur vote majoritaire.
Le secrétaire peut choisir de modifier directement le projet de procès-verbal ou de porter les demandes de correction dans le procès-verbal de la séance en cours. Le Président ne peut décider unilatéralement de modifier le projet de procès-verbal et doit soumettre ses propositions en la matière au vote des membres de l’instance concernée, même s’il considère que les propos qui lui sont prêtés ne reflètent pas son opinion. Il peut néanmoins demander de mentionner au procès-verbal de la réunion en cours sa désapprobation, et les précisions qu’il juge nécessaires à propos du procès-verbal en question. Il peut en outre recourir au Tribunal de grande instance en cas de litige.

La contestation du procès-verbal de CE

Le procès-verbal établi par le Secrétaire fait foi des débats, positions, et décisions de l’instance, même quand celui-ci n’a pas encore été approuvé par ses membres. L’adoption d’un procès-verbal rend en revanche problématique la contestation des propos tenus en séance. Dans le cadre d’un Comité d’Entreprise, tout salarié, membre ou non du CE peut contester en justice l’exactitude d’un procès-verbal durant le délai de prescription de droit commun de 30 ans.
L’archivage des procès-verbaux est requis dans la mesure où il est possible des les produire en justice en cas de conflit. Les tribunaux et la Cour de Cassation rendent des jugements et des arrêts qui font souvent référence aux comptes rendus des Comités, notamment dans les cas suivants :

  • contestation d’une décision prise par le Comité d’Entreprise ;
  • élément de preuve des engagements pris par le Président du Comité d’Entreprise ;
  • usage constaté dans l’entreprise.

Aux prud’hommes, le procès-verbal faisant état de l’engagement de l’employeur peut être produit comme ayant valeur contractuelle si le document a été signé transcrit par celui-ci. Le procès-verbal d’une réunion de Comité d’Entreprise peut être utilisé à la Cour pénale, mais seulement à titre de renseignement. La condamnation est suspendue aux témoignages devant corroborer les propos incriminés le cas échéant. Contactez un prestataire expert en contestation de procès-verbal.

Le procès-verbal de conseil d’administration

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Les comptes des sociétés anonymes sont dressés et arrêtés par le conseil d’administration qui doit ensuite convoquer la réunion de l’assemblée générale des actionnaires dans la limite de 6 mois après la clôture de l’exercice. Le procès-verbal de conseil d’administration doit être signé par le président à l’issue de la réunion du conseil d’administration de la SA. Faites-vous rappeler par un professionnel du procès-verbal de conseil d’administration afin d’établir ce document dans les formes requises.

Quels sont les obligations en matière de procès-verbal de conseil d’administration ?

Le procès-verbal de conseil d’administration doit être établi puis conservé par un juge du tribunal de commerce ou du tribunal d’instance, ou par le maire ou l’adjoint au maire de la commune du siège social. Le procès-verbal de conseil d’administration doit comporter les éléments suivants :

  • La date et le lieu de réunion ;
  • Le mode de convocation ;
  • L’ordre du jour ;
  • La composition du bureau ;
  • Le nombre d’actions participant au vote ;
  • Le quorum atteint ;
  • Les documents et rapports soumis au conseil ;
  • Le résumé des débats ;
  • Le texte des résolutions mises aux voix et non pas uniquement le texte des projets de résolutions ou le texte des résolutions adoptées ;
  • Le résultat des votes, comprenant la mention des voix « favorables », celles des voix « défavorables », ainsi que la mention des abstentions ou de l’adoption de la résolution à l’unanimité des membres présents ou représentés ;
  • L’absence de l’une ou l’autre de ces membres est pénalement sanctionnée.

Exemple de procès-verbal de conseil d’administration (extraits)

Le [date], à [heures], à l’issue de l’assemblée constitutive de la société anonyme «Y», Messieurs A., B. et C. nommés membres du conseil d’administration par ladite assemblée, se sont réunis au siège social de la société. Le conseil nomme M. A., président-directeur général pour la durée de son mandat d’administrateur, soit jusqu’à l’issue de l’assemblée générale ordinaire appelée à statuer sur les comptes de l’exercice [date].
Il décide que M. A., en cette qualité et sous réserve des pouvoirs que la loi attribue expressément aux assemblées d’actionnaires, ainsi que des pouvoirs qu’elle réserve de façon spéciale au conseil d’administration et dans la limite de l’objet social, est investi des pouvoirs les plus étendus pour agir en toute circonstance au nom de la société.
Assumant la direction générale de la société, M. A. président, aura tous pouvoirs à l’effet :
– d’effectuer la publication et le dépôt des actes constitutifs conformément à la loi;
– de requérir l’immatriculation de la société au registre du commerce et des sociétés;
– de faire toute déclaration d’existence aux administrations fiscales.

Le procès-verbal de conseil d’administration revêt différentes formes (le procès-verbal du conseil d’administration d’une société anonyme de type classique faisant appel public à l’épargne, est différent du procès-verbal du conseil d’administration d’une société anonyme de type classique ne faisant pas publiquement appel à l’épargne, par exemple). N’hésitez pas à solliciter un devis pour la rédaction d’un procès-verbal de conseil d’administration adapté.

Le procès-verbal de carence

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Selon l’article L. 433-13 du Code du Travail, « lorsque le comité n’a pas été constitué ou renouvelé, un procès-verbal de carence est établi par le chef d’entreprise ; celui-ci l’affiche dans l’entreprise et le transmet dans les quinze jours à l’inspecteur du travail qui en envoie copie aux organisations syndicales de salariés du département concerné ». Le procès-verbal de carence permet d’obliger l’employeur à prendre des initiatives en matière de constitution d’un comité et à constater leur échec. Faites-vous rappeler par un rédacteur expert en procès-verbal de carence afin d’établi un document adapté à vos besoins.

Quel est le contenu d’un procès-verbal de carence ?

La forme et le contenu d’un procès-verbal de carence n’est pax fixé par le Code du travail. Néanmoins, le procès-verbal de carence doit constater « l’échec de démarches effectuées par l’employeur pour constituer le comité ».
A ce titre, le PV de carence doit mentionner les éléments suivants :

  • la date à laquelle l’information a été affichée ;
  • la date de convocation des syndicats représentatifs à négocier un protocole d’accord ;
  • la forme de cette convocation ;
  • la date du premier tour ;
  • la date du second tour ;
  • la mention expresse de l’absence de toute candidature pour le second tour.

Le modèle de procès-verbal de carence fourni par le ministère du travail est le suivant :

La carence est constatée pour :
DP Titulaires Suppléants Collège
CE Titulaires Suppléants Collège
DUTitulaires Suppléants Collège

Les salariés ont été informés le…, par voie d’affichage, que les élections seraient organisées le …

Le…, conformément aux dispositions des articles L. 2314-3 et L. 2324-4, les organisations syndicales intéressées ont été invitées par courrier ou par voie d’affichage à négocier le protocole d’accord préélectoral et à établir les listes de leurs candidats.

Aucune liste de candidats n’a été présentée au premier tour qui s’est déroulé le… et il a été procédé à l’organisation du second tour le …
Il est constaté qu’au jour du second tour, aucune candidature n’a été présentée.
En conséquence, est dressé le présent procès verbal de carence, conformément à l’article L. 2314-5 du code du travail (pour les DP ou la DU) et à l’article L. 2324-8 (pour les membres du CE).
A…
Le …
Signature du chef d’établissement

Quel est l’effet d’un procès-verbal de carence ?

Le procès-verbal de carence n’a pas pour effet d’empêcher les demandes des salariés ou Organisations syndicales à organiser des élections en vue de mettre en place la représentation du personnel.
En revanche, le procès-verbal de carence exempt l’employeur de l’obligation de consulter le comité sur la formation, et lui évite une condamnation pour délit d’entrave (cette consultation étant normalement obligatoire).
En l’absence de rédaction d’un procès-verbal de carence, l’employeur peut être condamné pour délit d’entrave, même si aucune demande d’élection ne lui a été présentée.

Le procès-verbal de carence ne saurait prendre la forme simple d’une lettre adressée à l’administration, exposant que l’entreprise n’est pas assujettie à l’obligation de constituer un comité. Afin de rédiger un procès-verbal de carence adapté à la situation rencontrée dans votre entreprise, nous vous conseillons de contacter un spécialiste du procès-verbal de carence.

Procès-verbale ou procès-verbal ?

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Le mot « procès-verbal » est un nom masculin. Au pluriel, « procès-verbal » devient « procès-verbaux ». L’orthographe « procès verbale » est impropre : « verbal » s’écrit sans la marque du féminin (e), ne s’accorde jamais avec un mot féminin et les deux termes de l’expression sont reliés par un tiret. Afin de produire un document exempt d’erreur d’orthographe, de grammaire ou de conjugaison, nous vous invitons à faire appel à un rédacteur professionnel qui saura laquelle des expressions (« procès verbale » ou « procès-verbal ») est correcte.

Qu’est-ce qu’un procès-verbal ?

Au premier sens du terme, un procès-verbal est un compte rendu. Il se différentie du rapport par son caractère officiel et le formalisme afférent. Le deuxième sens du terme est juridique : il s’agit de l’acte par lequel une autorité constate un délit ou un fait. Enfin, le procès-verbal désigne également au troisième sens une contravention (dont l’abréviation usuelle est P.-V.). Dans aucun des trois acceptions l’expression « procès-verbal » ne s’écrit « procès verbale ».

Les gens hésitent entre les deux orthographes (procès-verbal ou procès verbale) car ils perçoivent distinctement que le principe de ce document est de faire un rapport écrit d’une donnée verbale. A l’origine, les agents publics rapportaient d’ailleurs à leur supérieur hiérarchique oralement les diligences dont ils étaient chargés.

Quel est le champ sémantique de procès-verbal ?

Le terme procès-verbal est généralement utilisé avec les verbes suivants :

  • inscrire ;
  • consigner ;
  • annexer (quelque chose au procès-verbal) ;
  • approuver ;
  • rédiger.

Le terme procès-verbal est généralement associé aux noms comme « rédaction », « lecture », « adoption ». L’expression « dresser un procès-verbal » n’est pas adaptée dans le contexte du compte rendu mais au contexte de l’acte rédigé par une autorité pour constater une infraction, par exemple. Dans le contexte d’une réunion, on rédige un procès-verbal. Notez que procès-verbal ne devient pas procès verbale même lorsqu’il est associé à un nom féminin comme « réunion ».
Si l’orthographe « procès verbale » est impropre orthographiquement, le mot « minute » est un anglicisme qui ne saurait non plus être employé (sauf au Québec) pour désigner le procès-verbal. Le terme « minutes » est réservé en français à un usage proprement juridique : il réfère à l’original d’un acte notarié ou d’un jugement. Par extension, on préférera l’expression « registre des procès-verbaux » à celle du « livre des minutes ».

La langue française est difficile et subtile et la rédaction d’un procès-verbal est un exercice formel et officiel. Pour ne plus hésiter entre procès-verbal ou procès verbale, il serait judicieux de faire appel à un expert dans la rédaction des écrits officiels. N’hésitez pas à contacter un prestataire spécialisé dans la rédaction du procès-verbal.