Être délégué syndical et membre du comité d’entreprise ne donne, cependant, pas tous les droits. S’il est une vertu qui reste particulièrement appréciée par les juges, c’est bien celle de la discrétion. Les quelques lignes qui suivent reviennent sur ce sujet et sur quelques faits réels.

Des faits

Il est fréquent que, lors d’une réunion de comité d’entreprise, les membres se voient remettre des informations qui doivent rester confidentielles. Elles sont parfois comptables, comme les difficultés de l’entreprise, le rachat d’une autre société ou la vente à un concurrent, mais elles sont aussi parfois juridiques, comme un plan de licenciement à venir. Il peut être tentant, pour un délégué syndical, tenu au courant de cette vague de suppressions de postes lors de la réunion, de profiter de cette exclusivité pour contacter la presse, espérant faire intervenir les médias, faire réagir les pouvoirs publics et/ou faire bouger les choses.

Le jugement

Le cas s’est déjà présenté et la Cour d’appel comme la Cour de cassation se sont montrées unanimes sur ce sujet. Si l’information a été divulguée sous le sceau du secret, en cours de réunion de comité d’entreprise, si la confidentialité – et, notamment, en précisant qu’il ne devait, en aucun cas, en être fait de communication extérieure – est totalement reconnue par les juges, le délégué syndical est coupable d’avoir divulgué des informations à la presse de nature à nuire aux intérêts de l’entreprise et qu’il est donc en dehors des règles d’exercice de ses fonctions.

Les risques

Dans un cas précis, une mise à pied d’ordre disciplinaire, d’une durée de 15 jours, avait été prononcée par l’employeur. Compte tenu que ces faits se caractérisaient par “un manquement à l’obligation de discrétion, préjudiciable pour l’entreprise”, les juges ont confirmé et justifié la mise à pied décidée par l’employeur, en vertu de l’article L. 2325-5 du Code du travail malgré la contestation qu’en avait fait le délégué syndical. Ils ont considéré que, par le caractère confidentiel de l’information, il ne devait rien dévoiler, que ce soit aux salariés ou à des personnes extérieures à la société.

Pour un secrétaire novice qui découvre son rôle, ce peut être un véritable dilemme : savoir effectuer un compte-rendu qui sonne juste. Qui redonne toute l’atmosphère de la réunion, et pas seulement sur un plan technique, mais pourra, sans forcément entrer dans chaque détail et sans révéler des secrets, apporter toute l’idée de la réunion.

Les moyens

Le secrétaire, s’il est le seul habilité à rédiger un compte-rendu, il ne lui est pas interdit de se faire aider dans cette mission si sa spécialité est plus dans l’animation des débats, dans les tâches relationnelles ou dans le juridique, par exemple. Et, s’il se fait aider; il lui reste plusieurs possibilités à son arc. Il peut tout d’abord se faire aider en nommant un secrétaire adjoint, au sein du comité. Mais il peut aussi se faire aider ponctuellement par quelqu’un qu’il sollicitera, au moins au début, le temps de bien apprendre personnellement son rôle. Enfin, il peut encore faire appel à une société externe qui sera contractualisée pour ce travail. Là encore, 2 possibilités s’offrent à lui : faire déplacer cette société spécialisée en compte-rendu, ou lui fournir un fichier d’un enregistrement de cette réunion qui lui permettra de préparer ce travail sans se déplacer.

La méthode

Quoi qu’il en soit, ce compte-rendu, pour sonner juste, ne doit pas oublier l’atmosphère de la réunion. Ne pas cacher les tensions qu’il peut exister lors de la prise de décision permet de mieux comprendre les tenants et les aboutissants de chaque dossier. Il ne faut ni mésestimer ni surestimer chaque point afin que ce compte-rendu soit efficace. Car il ne faut pas, à l’inverse, non plus, donner trop d’importance à des faits mineurs, accuser des personnes ou insulter un intervenant. Un compte-rendu n’est pas, non plus, un règlement de compte et il doit aussi savoir apporter la sérénité lorsqu’elle est nécessaire. Ne pas cacher les tensions éventuelles sans leur donner trop d’importance surtout si, au final, un accord est intervenu. D’où, l’autre nécessité, de ne pas trop nommer les personnes dans un compte-rendu, car ce dernier ne doit pas être accusateur.

Si les diverses réunions d’un comité d’entreprise se voient dotées d’un procès-verbal, que ce soit une réunion mensuelle, une assemblée générale, une présentation des comptes, etc., c’est que ce document peut jouer un rôle important par la suite. Mais quelles sont les obligations d’un tel document et quel intérêt peut-il avoir, à l’avenir ? Se poser ces questions, c’est déjà y répondre en partie. Il est cependant nécessaire de préciser certains éléments qui pourraient laisser place à de fausses informations.

Y a-t-il obligation de rédiger un procès-verbal ?

C’est le Code du travail, par le biais de l’article R2325-3 qui définit ces obligations : « Les délibérations des comités d’entreprise sont consignées dans des procès-verbaux établis par le secrétaire et communiqués au chef d’entreprise et aux membres du comité. »

Quel est le rôle du procès-verbal ?

Le premier rôle de ce procès-verbal est de préciser quels étaient les membres présents, absents et/ou représentés lors de la réunion et de confirmer, au passage, que le quorum était bien atteint. Un état de présence qui montre l’assiduité de chacun, en outre.

La tenue d’un procès-verbal permet, aussi, de se rappeler et d’informer les salariés des dispositions et décisions prises et de savoir qui a voté chacune des délibérations (ou, au contraire, qui s’est abstenu, a refusé de la voter ou refusé de participer au vote).

Le procès-verbal permet, encore, de rappeler à certains membres du comité d’entreprise les engagements qu’ils ont pris ou les tâches qu’ils vont avoir à effectuer dans les prochains jours, les prochaines semaines, ou avant la prochaine réunion.

Le procès-verbal est, également, une preuve écrite qui, dans le temps, pourra rappeler les temps forts du comité, que ce soit pour la mémoire de l’entreprise, pour les prochains comités d’entreprise élus ou pour des dossiers qui pourraient ressortir, des mois ou des années plus tard.

Et, comme ce procès-verbal aura été rédigé par le secrétaire du comité, validé par le président et ensuite accepté par l’ensemble des membres avant d’être présenté aux salariés, il est la preuve de la véracité des faits qui y sont retracés, qu’ils soient repris in extenso ou synthétisés.

Certaines réunions organisées par le comité d’entreprise nécessitent, au delà du compte rendu habituel, la production d’un procès-verbal détaillé. Ce dernier doit être construit de telle manière qu’il puisse faire mention d’un certains nombre de données. Le présent article va vous permettre de découvrir, ou de préciser, quelles informations doivent impérativement apparaître dans le corps de ce document officiel, reconnu par la loi.

Les participants

Dans un premier temps il vous faudra mentionner, sous forme de liste par exemple, les noms, prénoms et qualités des personnes présentes lors de la réunion. Vous devrez également préciser, pour les personnes absentes, si elles ont été excusées par le biais d’un motif annoncé, ou si elles n’ont pas prévenu.

L’ordre du jour

Après avoir noté l’heure de l’ouverture de la séance par le président, dont vous aurez mentionné le nom, vous pourrez, alors, énoncer la ou les diverses questions qu’il a été prévu d’aborder au cours de la réunion. Ici aussi, une énonciation sous forme de liste peut parfaitement convenir. Ces questions vous permettront, ensuite, d’organiser votre procès-verbal sous forme de chapitres.

Les débats

En effet, les différentes questions placées à l’ordre du jour feront, tout au long de la réunion, l’objet de divers échanges et délibérations entre les participants. Vous aurez à réaliser un compte rendu fidèle de ces débats, et ce, sur chaque question de l’ordre du jour. Vous prendrez soin, bien sûr, de réaliser, pour plus de clarté, un chapitre par thème évoqué. A vous, selon les situations, d’insérer des citations, des listes à puces ou tout autre élément permettant de bien saisir le contenu des échanges. Vous pourrez éventuellement ajouter, pour chaque sujet, si il a été ou non approuvé et le nombre de voix “pour” et “contre”.

Les mentions de fin de séance

Enfin, à l’issue de la réunion, vous n’omettrez pas de relever l’heure de fin de séance. Les date et lieu de déroulement de la réunion ainsi que votre nom, en qualité de secrétaire, et votre signature, achèveront la réalisation de votre document qui pourra, alors, être communiqué au chef d’entreprise et aux membres du comité afin qu’ils puissent l’adopter.

L’assemblée générale, dans les entreprises, permet de délibérer et d’asseoir un certain nombre de décisions. Ces dernières doivent être inscrites dans un procès-verbal, un document qui relate fidèlement les décisions prises par les associés ou actionnaires et qui fait office de preuve pour qui de droit. En effet, l’assemblée générale est le moment durant lequel ces actionnaires ou associés peuvent faire valoir leur pouvoir de contrôle sur la gestion des affaires et du fonctionnement de la société.

Le rapport des décisions prises

Qu’elle soit ordinaire ou extraordinaire, l’assemblée générale est, effectivement, le seul moyen de consultation des associés ou actionnaires commun à la majeure partie des entités. Durant son déroulement, les détenteurs du capital sont amenés à prendre des décisions. Celles-ci seront restituées par le biais du procès-verbal ; il sera bien entendu établi sur un support papier, seule solution agréée par la loi pour la restitution des décisions prises à l’occasion d’une assemblée. Depuis la modification des statuts à l’approbation des comptes annuels, de la nomination des membres du conseil d’administration à la fusion de la société, de l’agrément de nouveaux associés à la dissolution de l’entreprise, ce sont de nombreuses mesures qui peuvent être étudiées et décidées lors de ces assemblées. Il est donc impératif qu’une trace écrite demeure.

A noter que, dans le cas d’une société uni-personnelle, même si l’assemblée générale est évidemment inutile, il n’en reste pas moins réel l’obligation de la production d’un procès-verbal rendant compte des résolutions prises.

Un témoignage fidèle

Réalisés selon des règles bien spécifiques, qui peuvent varier sensiblement selon la forme juridique de la société, les procès-verbaux offrent un témoignage écrit sincère, objectif et fidèle des décisions adoptées. Pour toutes les entreprises, le procès-verbal aura les mêmes règles quant à la personne habilitée à le rédiger, son contenu, sa forme juridique, ses signataires, son mode de correction, d’archivage, de communication et enfin pour les sanctions applicables en cas de violation de ces règles. Elles apportent une certaine sécurisation juridique permettant ainsi une valeur probante des échanges et résolutions relevés lors de l’assemblée générale.

Pour conclure, il ne faut pas perdre de vue que ces procès-verbaux ont une valeur probante relative puisqu’ils ne font foi qu’à l’égard des signataires. Ainsi, en le prouvant par tout moyen, un ou plusieurs intéressés pourront remettre en cause sa véracité.